Как это работает: электронные трудовые книжки

Кто, где и сколько работал — все детали трудовой жизни теперь будут в цифровом формате.

С начала 2020 года в России вводят в обиход электронные трудовые книжки. Это файл, содержащий всю ту же информацию, что и бумажная: о стаже, местах работы и должностях, о причинах переводов и увольнений. В чем преимущества электронной книжки, нужно ли хранить «аналоговую» и как будут защищены базы данных, обсудили в пресс-центре «Самарской газеты».

Выбор есть

Переход на «цифру» — дело сугубо добровольное для сотрудников, но обязательное для работодателей. Последние обязаны представлять в Пенсионный фонд информацию обо всех карьерных событиях в жизни подчиненных — прием, увольнение или повышение. За невыполнение предусмотрена административная ответственность.

— Работник должен сам выбрать: либо ему будут вести трудовую книжку в электронном виде, либо он оставляет бумажный вариант, — объясняет заместитель управляющего отделением Пенсионного фонда России по Самарской области Марина Скиданова. — Без согласия сотрудника кадровая служба работодателя не может отменить бумажный вариант.

[vrezka color=»#FFFFFF» bgcolor=»#6d90aa» image=»» image_mode=»» bgfixed=»» padding_top=»» padding_bottom=»»]Преимущества электронной трудовой книжки: — удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности; — минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений; — дополнительные возможности дистанционного трудоустройства; — снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных книжек; — дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения; — высокий уровень безопасности и сохранности данных.[/vrezka]

Если сотрудник выбрал электронный документ, он пишет заявление о своем желании, ему выдают на руки старую книжку. Последняя запись в ней будет как раз о решении перейти на «цифру». Вернуться к бумажному варианту в таком случае невозможно. Если сотрудник решит все оставить по-старому, то работодатель должен вести как бумажный документ, так и вносить сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Выбора не будет только у тех, кто впервые устроится на работу в следующем году. У них все сведения изначально будут вести только в электронном виде.

Переходный период

Бумажные трудовые будут действительны, что называется, «до последнего клиента» — пока ими пользуются.

— Люди должны понимать, что будет очень большой переходный период, — рассказывает заместитель министра труда, занятости и миграционной политики Самарской области Светлана Симакова. — Например, в 2020 году человек впервые приходит устраиваться на работу, ему 18 лет. Заводят бумажную трудовую книжку. Если он захочет, ее будут вести до выхода на пенсию, а это случится примерно через 50 лет. Так что полный переход на электронные трудовые книжки займет немало времени.

pixabay.com

Информация в электронной и бумажной трудовой книжках идентична. Но в «цифре» будут отображать данные начиная с 2020 года.

— Перенос всех записей из трудовой в электронную книжку законодательством не предусмотрен, — уточняет Скиданова.

Так что хранить бумажную книжку, если она есть, в любом случае нужно. При устройстве на новую работу она пригодится. Информацию же из электронной можно просто распечатать либо предоставить в файле с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте «Госуслуги». Либо обратившись в клиентскую службу Пенсионного фонда или в МФЦ. Если нужна информация только о последнем месте работы, ее можно получить у своего работодателя.

Сроки короче, ошибок меньше

В чем плюсы нововведения?

Электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник сможет получить доступ к ним в онлайн-режиме. — Если человеку нужна выписка из трудовой книжки — для получения кредита или визы, то сейчас кадровая служба выдаст ее в течение трех дней, — поясняет Скиданова.

— Если эта информация будет оцифрована, то получить выписку можно на сайте Пенсионного фонда за одну минуту. Затем можно в электронном виде направить эти сведения в любую организацию.

[vrezka color=»#FFFFFF» bgcolor=»#6d90aa» image=»» image_mode=»» bgfixed=»» padding_top=»» padding_bottom=»»]Во многих странах мира вообще нет трудовых книжек. Для приема на работу достаточно диплома об образовании, резюме и рекомендательного письма с прошлого места работы. В Италии, Германии и Франции сотрудник может предъявить специальную «рабочую карту» добровольно, чтобы подтвердить свою квалификацию. А в некоторых странах существуют электронные системы. В Испании, например, есть Vida Laboral («Трудовая жизнь»). В нее вносят данные обо всех приемах на работу и увольнениях, оттуда информация автоматически поступает в министерство труда и фонд социального страхования.[/vrezka]

При этом возможно дистанционно и на работу устроиться, и пенсию оформить. Еще один большой плюс — уменьшение ошибок в записях.

— Такое часто бывает: люди только при оформлении пенсии узнают, что в трудовую книжку когда-то были внесены неправильные сведения, — рассказывает Симакова. — И мы начинаем искать этого работодателя, который внес некорректную запись. А организации уже не существует, документы в архив не сданы. Из-за этого определенный период может быть не засчитан в трудовой стаж. А это большая проблема. И ее мы как раз и решаем электронными книжками. Человек в любой момент может проверить, все ли верно внесено. Если есть ошибки, он заявляет об этом работодателю, тот вносит правки в информацию, предоставляемую в ПФР, Пенсионный фонд корректирует свою базу.

Под защитой

Несмотря на все преимущества электронных документов, зачастую люди не доверяют информационным технологиям, боясь сбоя или утечки данных. Но, по данным Пенсионного фонда, эти опасения напрасны.

— Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России, — объясняет Скиданова. — Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери информации. Не было такого случая, чтобы данные не сохранились.

pixabay.com

— Даже работодатели не будут иметь доступа к базе данных, — добавляет Светлана Симакова. — Они будут только поставлять информацию, но получать дополнительную не смогут. Если гражданин обратится к работодателю за сведениями, то тот сможет предоставить лишь те, которые сам же и внес. Полную информацию из своей электронной трудовой книжки сможет получить только сам гражданин, обратившись в Пенсионный фонд.

[box type=»info» align=»» class=»» width=»»]Прототипы трудовых книжек в России появились при Петре I. Это были формулярные списки — документы, отражающие служебный статус чиновника или офицера. Но использовали их редко. С 1764 года заполнение формулярных списков стало обязательным. Система трудовых книжек — почти в том виде, в каком мы знаем сейчас, — появилась в 1939-м.[/box]

Фото обложки: pixabay.com